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我与生物物理所图书馆一同成长
李 瑛

 

   一封信结缘生物物理所

   我能到生物物理所图书馆工作缘于我写的一封信。1998年9月我完成了在北京大学信息管理系的学习,回到中科院研究生院图书馆工作。当时想换个环境,于是就毫无目标地到处打听。正当茫然无措时,我想起了两年前有过一面之交的生物物理所同行周彤,便给她写了一封信,寻问所里是否需要人并附上了我的简历。信寄出后便杳无音讯,转眼半年过去了,我也早忘了这事。

  1999 年12月7 日是个星期二,我像往常一样上班,叮铃铃......电话铃响了,我拿起电话,一个温柔的声音在耳畔响起:“是李瑛吗?我是生物物理所高良芬。”我愣了一下,旋即一阵惊喜。高老师平静地说:“我想和你谈一谈,你有时间过来吗?”“有,有,我明天就过去好吗?”我不假思索就脱口而出。

  第二天下午我来到了生物物理所,一进图书馆大厅就被宽敞明亮的阅览室和一排整齐的电脑所吸引,这不正是我心目中图书馆的样子吗?那一刻心里已打定主意:我要来这里工作,我喜欢这里!在和高老师的交谈中得知周彤已经出国了,我的信被高老师当作公函(信封落款是中科院研究生院图书馆)看到了并保留着,因学图书情报专业的阎军申请调离,高老师凭着这封信找到了我。十天后阎军和我交接了工作,2000 年1 月3 日我就来上班了。现在想起来还觉得像做梦一般!从高老师给我打电话到来生物物理所图书馆工作竟然还不到一个月,这一切都要感谢高老师对我的信任!感谢和周彤的缘分!感谢阎军给我的机会!当然还要感谢自己写的那封信!

   手工管理→自动化管理→网络化管理

  8年前的图书信息室在高老师的带领下承担着研究所图书信息和网络管理工作,大家各司其职,有分工有协作,互相帮助,气氛融洽,很快就消除了我初来乍到的陌生感。那时除了图书编目用计算机管理外,图书馆的其他业务工作都是手工管理:读者检索书刊需要一张张地翻卡片;装订期刊五个人要干一个月;书刊流通更是纷繁复杂,读者借书要填写两张卡片,工作人员既要手工填写借书证又要排列读者卡和登录号卡,麻烦且容易出错。

  2001 年10 月在所领导的关心支持和高老师的主持下,图书馆购买了“金盘图书馆集成管理系统”,该系统集书刊采购、编目、检索、流通于一体。我作为该系统的管理员和大家一起建立了书目数据库、读者数据库和典藏数据库,制作了借书卡,为书刊贴上了条码。2002 年1 月图书馆实现了书刊编目、检索、流通自动化管理,给读者最明显的变化是:检索书刊一敲键盘就行,借、还书一扫条码就好。

  2003年9月研究所大楼完成了装修,图书馆也焕然一新,年底向桂林博士出任图书信息室主任。随着研究所的发展,在一起工作的同事有的退休,有的调离。在工作量增加、人员减少的情况下我承担了大部分图书馆业务工作,面临着巨大的挑战。在最初的几个月里,我常常围着期刊架琢磨,思考如何一个人来啃装订期刊这块“硬骨头”。苦思冥想后我尝试将装订期刊分为三个步骤进行:第一步在整理期刊的同时建立账目,第二步将期刊送装订后再录入数据,第三步请装订厂将期刊按登录号顺序打捆送回。这样下来将工作化整为零,每一步都井井有条并节省了期刊上架时间,5 年的实践证明这个方法确实提高了工作效率。2004 年8 月由我负责的书刊目录在“中国科学院国家科学数字图书馆联合目录数据库”建设项目中表现突出,图书馆被评为中国科学院联合目录建设先进单位。回头看看走过的路,我深深体会到:只要用心发挥主观能动性,人的潜力还是挺大的!

  2004 年10 月在所领导的支持下图书馆开始订购网络版期刊,使科研人员在自己的电脑上就能及时看到最新的文献,实现了西文期刊从纸版到电子版的转变。2004 年12 月随着向主任亲自编写的图书馆网站正式运行,我们迈入了网络化管理阶段,读者的文献申请直接从网上提交,需要的文献发到读者邮箱中。面对读者多种多样的信息需求,我总是想方设法去满足,当读者获得了所需文献由衷地感谢并赞叹“真方便”时,就是对我工作最大的褒奖。

  现在的图书信息室汇集图书馆、网站、档案管理工作为一体,不仅是研究所的信息中心,而且是一个积极向上的团队。向主任和我负责的文献传递和馆际互借工作每年都荣获“中国科学院国家科学数字图书馆馆际互借与文献传递服务”优秀奖,使科研人员足不出户就能获得所需文献,受到读者的欢迎。马秋云博士负责的《中国科学院生物物理研究所动态》“前沿瞭望”栏目,系统查阅并分析了国际同领域著名研究机构的学科布局和成果产出,受到徐涛所长的表扬。翟琪负责的档案工作荣获“中国科学院公共事务管理标准档案工作先进集体”称号。向主任和马秋云两位博士负责的研究所中英文网站正在改版中,“所庆网站”也将以崭新的面貌迎接我所的50 周年华诞!

  学术交流的场所,对外宣传的窗口

  在生物物理所第五任所长饶子和院士的提议下,装修后的图书馆二层阅览厅兼作学术报告厅,让科研人员有了一个学术交流的场所,也拓展了图书馆的服务功能,使图书馆成为动静相宜的信息中心和研究所对外宣传的窗口。

  每当听到所内外读者赞叹“图书馆的环境真好”时我的心里就美滋滋的,因为这里有我付出的心血:将期刊架重新排列,扩大了阅览厅的空间;在图书馆醒目位置设置宣传栏、新书架等,方便读者查找文献;制作闭馆音乐,提供人性化服务;合理摆放花卉,美化环境,为读者营造温馨、幽雅的书香氛围。说到图书馆的花卉就不能不提我们可敬的园丁李志清师傅,在郁郁葱葱的花卉里有李师傅倾注的汗水,8 年的耳濡目染也使我从“花盲”变成了“花迷”,尤其是看着自己亲手栽培的花卉一点点地长出新芽时,那种感觉真的特别好!我深爱着这里的书、这里的人、这里的一草一木,每天忙并快乐着,内心感到无比充实!

  从第一场学术沙龙举行至今将近5年的时间里,图书馆报告厅已经举办了600 多场学术报告,每一场学术报告都是启迪莘莘学子思维的一堂课。投影和音响是保证学术报告顺利举行的关键,有时一场报告我要身兼数职,解决许多意想不到的问题:诸如麦克风不响了,投影仪不工作了,电脑与投影仪不匹配了等等。这些都需要随机应变,及时处理,随着经验的积累,也锻炼了自己解决问题的能力。让科研人员满意是我的目标,我为图书馆能成为科研人员学术交流的场所而感到自豪!

  良好的环境和优质的服务使图书馆成为研究所对外宣传的窗口。5年来这里接待了许多领导、专家等知名人士:诺贝尔化学奖获得者Kurt Withrich,泰国诗琳通公主,科技部长万钢、前部长徐冠华,卫生部长陈竺,中科院院长路甬祥、副院长白春礼,美国科学院院士王晓东等。毋庸置疑,图书馆已成为研究所的科学文化传播中心。

  2003年9月26 日,图书馆作为建所45 周年招待会场,接待了许多著名专家和学者,共同见证了生物物理所45 年的辉煌。2008 年9 月26 日,图书馆又将作为分会场举行建所50 周年庆典。走过了50 年风风雨雨的生物物理所——我为你骄傲!

 

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